Sistem Peminjaman Toga Wisuda UPI
Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) menetapkan sistem peminjaman toga sebagai mekanisme resmi bagi seluruh calon wisudawan. Kebijakan ini tercantum dalam Surat Edaran Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan Nomor 33 Tahun 2023. Dalam surat edaran tersebut terdapat aturan bahwa toga tidak lagi dimiliki secara pribadi, melainkan dipinjam dari universitas dengan prosedur tertentu.
Sistem peminjaman toga diatur secara rinci agar prosesnya seragam di seluruh unit akademik UPI. Berdasarkan Surat Edaran Nomor 33 Tahun 2023, berikut alur lengkap yang wajib diikuti calon wisudawan:
- Pengambilan Toga di Fakultas/SPs/Kampus Daerah
Calon wisudawan meminjam toga dan seluruh kelengkapannya secara langsung di Bagian Akademik dan Kemahasiswaan di fakultas masing-masing, Sekolah Pascasarjana (SPs), atau Kampus UPI di Daerah. Pengambilan harus dilakukan paling lambat sebelum pelaksanaan gladi bersih wisuda. Universitas menegaskan bahwa tidak ada layanan pengiriman toga bagi wisudawan yang berhalangan hadir. - Penyerahan Identitas dan Penandatanganan Perjanjian
Sebagai jaminan, wisudawan wajib menyerahkan KTP atau SIM asli dan menandatangani surat perjanjian peminjaman. Perjanjian ini mengatur tanggung jawab apabila toga rusak, hilang, atau tidak dikembalikan. - Kewajiban Pengembalian Maksimal 10 Hari Kerja
Toga harus dikembalikan ke fakultas maksimal 10 hari kerja setelah pelaksanaan wisuda dalam keadaan lengkap dan dry clean atau membayar sebesar Rp50.000. Jika toga tidak kembali sesuai ketentuan, wisudawan dikenakan denda sebesar Rp550.000.
Sistem ini diterapkan secara seragam di seluruh fakultas untuk memastikan prosesnya berjalan dengan rapi dan terkontrol.
Dasar Kebijakan dan Tanggapan Wisudawan
Alasan utama diberlakukannya sistem peminjaman toga disampaikan oleh pihak sarana prasarana bagian inventaris dan pelaporan. Mereka menyampaikan bahwa keputusan tersebut merupakan kebijakan pimpinan universitas.
“Kalau perihal itu kembali lagi ke kebijakan pimpinan. Kami hanya mendistribusikan. Dari bagian pengadaan kirim ke gudang, lalu dari gudang baru didistribusikan ke fakultas. Peraturan itu turun dari peraturan rektor,” ujar Aldi, staf bagian inventaris dan pelaporan.
Sejumlah mahasiswa menilai sistem ini cukup efisien karena tidak menambah beban penyimpanan. Ranti Nur Fathiah, wisudawati dari Prodi Pendidikan Khusus angkatan 2021, menyampaikan pendapatnya.
“Saya tidak mempermasalahkan penyewaan toga. Dengan sistem ini, toga tidak menumpuk di rumah. Setelah dipakai, kita tinggal dry clean atau membayar Rp50 ribu ke fakultas. Itu sudah wajar,” tuturnya.
Selaras dengan Ranti, Fajri Nurhakim, wisudawan dari Prodi Bahasa dan Sastra Indonesia angkatan 2021 juga mengatakan pendapat yang sama. Namun, ia sedikit keberatan terkait penggunaan identitas asli sebagai jaminan sewa.
“KTP atau SIM asli jadi jaminan pengambilan toga. Ini sempat dipermasalahkan karena soal keamanan data mahasiswa. Bagi yang tidak punya SIM dan hanya punya KTP, itu juga menyulitkan,” ujar Fajri.
Sementara itu, Elvany Fadilla, wisudawati dari Prodi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia angkatan 2020 berpendapat lain. Ia memandang bahwa sistem sewa tidak memberatkan secara biaya, tetapi mengurangi makna emosional wisuda.
“Tidak ada atribut yang bisa disimpan sebagai kenangan. Semuanya harus dikembalikan,” tuturnya.
Ia mengusulkan agar kampus memberikan atribut simbolik seperti medali atau pin. Menanggapi hal tersebut, pihak inventaris menegaskan bahwa kebijakan mengenai atribut wisuda berada di luar kewenangan mereka.
“Balik lagi itu kebijakan pimpinan. Pengembalian toga juga tidak ke biro aset, tapi ditaruh di fakultas masing-masing,” ujar Aldi.
Baca Juga: Bahaya Institusionalisasi Perbudakan Modern: Kerja Sama UPI dengan KP2MI
Potensi Digitalisasi Sistem Peminjaman
Dalam konteks kampus yang sudah menerapkan ijazah elektronik, mahasiswa mempertanyakan mengenai kesesuaian sistem peminjaman toga dengan perkembangan digital tersebut. Fajri menilai sistem manual seharusnya dapat ditingkatkan.
“Karena ijazah sekarang sudah elektronik, sistem peminjaman toga juga seharusnya bisa digital. Tidak perlu diurus manual satu per satu,” tambahnya.
Namun, menurut pihak sarpras, digitalisasi belum menjadi kewenangan bagian inventaris.
“Mungkin itu nanti ke kebijakan akademik ya. Kalau kami hanya mendistribusikan saja,” jelas Aldi.
Untuk memastikan pemerataan toga, distribusi dilakukan berdasarkan data jumlah wisudawan dan ukuran toga yang dikirimkan fakultas.
“Misalnya ada 100 wisudawan dari fakultas A, maka kita sediakan 100 toga. Kalau tidak cukup, kita lakukan pengadaan. Tidak ada beda model atau bahan,” jelasnya.
Meskipun begitu, Ranti menilai pemerataan toga itu belum diberlakukan. Terdapat toga yang masih bagus dan baru, tetapi beberapa lainnya merupakan toga yang lama. Menurut Ranti, sebaiknya hal ini bisa diseragamkan dalam kualitas yang sama agar tidak ada perbedaan antara toga baru dan lama.
Sistem yang Lebih Adaptif dan Berorientasi dari Pengalaman Wisudawan
Sistem peminjaman toga memberikan sejumlah manfaat yang penting bagi pengelolaan kampus. Dari sisi administratif, kebijakan ini memudahkan kontrol inventaris. Pola distribusi yang terpusat memungkinkan efisiensi pengadaan dan memastikan setiap wisudawan mendapatkan toga dengan ukuran dan kualitas yang relatif sama. Selain itu, kebijakan ini menurunkan risiko pemborosan karena toga dapat digunakan kembali dalam beberapa periode wisuda.
Namun, sejumlah aspek masih perlu dievaluasi untuk meningkatkan kenyamanan dan pengalaman wisudawan. Pertama, mekanisme jaminan menggunakan KTP atau SIM asli perlu dipertimbangkan ulang, terutama terkait keamanan data pribadi. Alternatif berupa sistem barcode, deposit digital, atau verifikasi berbasis akun mahasiswa dapat menjadi solusi lebih aman dan modern. Kedua, proses peminjaman masih dilakukan secara manual dan berbeda di tiap fakultas. Digitalisasi, seperti aplikasi peminjaman terpadu atau integrasi dengan sistem akademik, dapat memangkas antrean, mempercepat pendataan, dan mengurangi risiko salah pencatatan. Ketiga, aspek emosional wisuda juga perlu diperhatikan. Pemberian atribut simbolik, seperti medali, pin, atau pita kelulusan dapat menjadi kenangan kecil yang bermakna bagi mahasiswa. Atribut tersebut tidak hanya menambah nilai sentimental, tetapi juga memperkuat identitas alumni UPI.
Dengan perbaikan tersebut, sistem peminjaman toga akan menjadi efisien dari sisi administrasi dan pengelolaan inventaris. Selain itu, sistem tersebut akan lebih responsif terhadap kebutuhan mahasiswa dan perkembangan teknologi.
Penulis: Azila Fitria Ramadhani
Editor: Valda Febrianti
